為保障顧客健康權益，規范化妝品及衛生用品采購、驗收與管理流程，確保其質量安全、來源合法、符合相關衛生標準，特制定本制度。本制度適用于所有為顧客提供的化妝品及一次性衛生用品的采購與驗收環節。
一、 索證要求
- 采購部門在采購化妝品及衛生用品前，必須向供應商索取并查驗相關有效資質證明文件，并建立供應商檔案。
- 必需索取的證明文件包括但不限于：
- 供應商資質：有效的《營業執照》、《生產許可證》或《經營許可證》（復印件需加蓋企業公章）。
- 產品資質：
- 國產化妝品：有效的《化妝品生產許可證》復印件、產品《化妝品注冊備案憑證》或備案編號、產品出廠檢驗合格報告。
- 進口化妝品：有效的《進口化妝品衛生許可批件》或備案憑證、海關進口報關單、檢驗檢疫證明。
- 消毒類衛生用品（如毛巾、床單、剃須刀等）：有效的《消毒產品生產企業衛生許可證》及產品衛生安全評價報告。
- 其他一次性衛生用品：產品合格證明、出廠檢驗報告。
- 質量證明：近期（一年內）由具備資質的第三方檢測機構出具的符合國家相關衛生安全標準的檢驗報告。
- 所有證明文件必須真實、有效、清晰，并在有效期內。采購人員需對文件進行核對、登記并妥善保管。
二、 驗收流程與標準
- 到貨驗收：貨物送達后，由倉庫管理員或指定專人會同使用部門（如美容部、客房部）人員共同進行驗收。
- 核對憑證：對照采購訂單，核對產品名稱、規格、數量、生產批號/限期使用日期等信息是否一致。
- 查驗外觀與包裝：
- 檢查外包裝是否完好、清潔、無破損、無污染。
- 檢查產品標簽標識是否清晰、完整，是否包含產品名稱、生產企業、生產許可證號、執行標準、成分表、生產日期和有效期（或生產批號和限期使用日期）、使用方法、注意事項等法定信息。進口產品應有中文標簽。
- 檢查產品性狀是否正常，有無變色、分層、沉淀、異味、泄漏等變質現象。
- 核對質量文件：隨貨同行單及相關質量證明（如該批次產品的出廠檢驗報告）應齊全，并與前期索取的供應商資質文件相符。
- 抽樣檢驗（必要時）：對首次采購或對質量有疑慮的產品，可進行抽樣，檢查其感官、性狀等，必要時送有資質的檢驗機構檢測。
- 驗收結果處理：
- 驗收合格：驗收人員在入庫單上簽字確認，辦理入庫手續，并將相關索證資料歸檔備查。
- 驗收不合格：立即隔離不合格產品，并標識“拒收”狀態。及時通知采購部門與供應商，依據合同辦理退貨、換貨或索賠。嚴禁不合格產品入庫或投入使用。
- 所有驗收記錄（包括驗收單、不合格品處理記錄等）應真實、完整、可追溯，保存期限不少于產品有效期后六個月。
三、 儲存與管理
- 驗收合格的化妝品及衛生用品應儲存于專用庫房，庫房應保持清潔、干燥、通風、避光，符合產品儲存要求（如防潮、防高溫）。
- 嚴格遵循“先進先出”原則，定期檢查庫存產品有效期，防止過期產品被誤用。臨近有效期產品需有明顯標識并優先使用。
- 過期、變質或不合格產品必須立即下架，集中存放，并按規定進行銷毀處理，做好銷毀記錄，嚴禁再次流入使用環節。
四、 責任與監督
- 采購部門對索證的完整性與真實性負責。
- 驗收人員對驗收結果的準確性負責。
- 使用部門有責任在使用前再次核對產品信息及有效期，發現問題立即停用并報告。
- 質量管理部門或指定管理人員應定期對索證檔案、驗收記錄、庫存狀況及制度執行情況進行監督檢查，確保制度有效落實。
五、 附則
本制度自發布之日起執行，所有相關人員須嚴格遵守。本制度將根據國家法律法規及實際情況適時修訂。
（制度牌落款處應注明企業名稱、發布日期及監督電話）
